11 Tips für Datemigrationen

Ich habe gerade zwei Datenmigrationen abgeschlossen, und ich wollte mir etwas Zeit nehmen, um meine Arbeit zu überprüfen und zu sehen, was ich richtig gemacht habe und was ich hätte verbessern können. Ich denke, viele dieser Gedanken können für andere Berater nützlich sein und ihnen helfen, einige kostspielige Fehler, die ich in der Vergangenheit gemacht habe, zu vermeiden.

Ich habe bereits mehrere Datenmigrationen bei CRM-Projekten durchgeführt. Auch wenn ich kein Datenmigrations-Guru bin, glaube ich doch, dass Sie in diesem Leitfaden wertvolle Tipps und Tricks finden können.

Dieser Leitfaden ist nicht erschöpfend, und jede Art von Kommentar ist willkommen!

Meine Top 11 Tipps für Datenmigrationen:

1° Beginnen Sie früh.

Ich kann dies nicht genug betonen: Datenmigration braucht Zeit, und es können viele unerwartete Dinge passieren. Ich habe ein paar Ereignisse aufgelistet, die bei meinen eigenen Datenmigrationen aufgetreten sind. Einige waren vorhersehbar, andere nicht.

• Wir waren auf einen Editor angewiesen, um Daten aus seiner veralteten proprietären Software zu extrahieren. Der Editor war nicht glücklich darüber, dass sein Kunde uns verließ. Es dauerte einen Monat, bis er uns die Daten schickte, was uns zwang, unseren Kalender zu überprüfen.
• Eine SQL-Tabelle auf dem proprietären System konnte nicht geöffnet werden, trotz der Bemühungen des gesamten IT-Systems und des Editors. Dadurch verzögerte sich das Projekt um einige Tage.
• Wir mussten alle Excel-Dateien sammeln, die über die Organisation und die Abteilung verstreut waren. Es hat uns viel Zeit gekostet, um herauszufinden, was gespeichert war und war.
• Wir stellten fest, dass die Daten, die wir implementieren wollten, veraltet und manchmal völlig falsch waren. Wir mussten die Daten erneut von den Außendienstmitarbeitern sammeln und verloren dadurch einige wertvolle Wochen.

Natürlich hätte man in einer perfekten Welt all dies vorhersehen können. Aber nach meiner Erfahrung ist das nicht der Fall, und es ist besser, früh damit zu beginnen. Bei meinen nächsten Projekten werde ich so weit gehen, dass ich beim Sprint 0 nach den Daten frage.

2° Beginnen Sie mit der Migration aus dem Datenmodell des Kunden, nicht aus Ihrer eigenen Software.

Dies ist ein entscheidender Fehler, den ich bei meinem letzten Projekt gemacht habe. Wir hatten ein ganzes Jahr lang ein CRM für meinen Kunden aufgebaut, und alle Beteiligten waren damit sehr zufrieden. Für die Datenmigration extrahierte ich Vorlagen aus allen meinen Tabellen und arbeitete für den Kunden daran, sie zu füllen. Leider war dies nicht die beste Strategie. Es gab Daten, die mein Kunde “während der Migration nicht verlieren konnte” und die nicht für das zukünftige CRM entwickelt worden waren.

Zum Beispiel hatte mein Kunde eine Tabelle entwickelt, um “persönliche Verbindungen” zwischen Kontakten (Ehemann, Ehefrau, Tochter usw.) zu sammeln. Dies waren wertvolle Informationen in ihrem Tätigkeitsbereich. Wir mussten dieses Konzept also in letzter Minute entwickeln. Das war keine große Entwicklung, aber es verzögerte die Datenmigration nochmals um ein paar Tage.

Das ist ein weiterer Vorteil, wenn man früh anfängt und das Datenmodell des Kunden im Blick hat. Es verhindert, dass man bei Null anfängt, und spart viel Zeit.

Unten finden Sie einen ausgezeichneten Artikel von James Clear, in dem er die Bedeutung eines frühen Starts von einem bestehenden Modell aus erklärt. Er basiert auf “The Toaster Project” und ich empfehle Ihnen dringend, ihn zu lesen.

3° Führen Sie über jede Excel-Datei ein Protokoll.

Ich habe jedes einzelne Detail meiner Datenmigrationen gespeichert. Auf jeder Excel-Datei schreibe ich jeden Schritt auf, den ich mache. Das sieht folgendermaßen aus:

Dies ist ein echter Auszug aus meiner letzten Datenmigration (ohne vertrauliche Informationen). Es gibt einige Vorteile, dies zu tun:

• Erstens: Irgendwann im Projekt wird etwas schief gehen. Ein Ctrl C/Ctrl V mit einem Excel-Filter, den Sie nicht gesehen haben; eine Unterbrechung, die Sie veranlasst, die falsche Zeile zu löschen; Ihre Excel-Datei, die zur falschen Zeit fehlerhaft war. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Änderungen zurückzuverfolgen, um so wenig Zeit wie möglich zu verlieren.
• Datenmigration kann langweilig sein, zumindest für mich. Es ist nicht mein Lieblingsteil eines CRM-Projekts, und es kann sich über Monate hinziehen. Das Führen eines “Migrationstagebuchs” kann Ihnen ein Gefühl des Fortschritts vermitteln. Sie können sehen, dass Sie Probleme lösen und Fortschritte machen. Das ist ein schöner Auftrieb für mich.
• Sie werden mit anderen Interessengruppen kommunizieren müssen. Sie müssen Ihren Sponsor auf dem Laufenden halten, zusätzliche Informationen von Ihren Endnutzern anfordern oder sich mit anderen Editors austauschen. Man kann sich nicht alles merken. Dieses Tagebuch wird Ihnen helfen, sich an Dinge zu erinnern, wenn Sie am Ende des Tages Ihre E-Mails versenden.

4° Excel-Shortcuts auswendig kennen.

Wenn Ihre Datenmigration Excel betrifft, müssen Sie Excel beherrschen. Das ist ein Kinderspiel. Es gibt ein paar unverzichtbare Formeln:

• VLOOKUP, um Daten zwischen Dateien abzubilden.
• CONCAT, um verschiedene Zellen zusammenzufügen.
• IF, um eine “If… Then”-Logik zu schaffen
• STRG + D, um eine Formel auf mehrere Zeilen anzuwenden
• CTLR + F zum Auffinden von Daten in Ihrer Excel-Tabelle
• Die “Bedingte Formatierung” (“Conditional Formatting“), um Dubletten herauszufinden.
• Die “LEFT”- oder “RIGHT”-Formel, um nur das erste oder das letzte Zeichen einer Zelle zu erhalten.
• Halten Sie die CTLR-Taste gedrückt, wenn Sie sich durch die Datei bewegen, um schneller voranzukommen.
• ALT + Tab, um zwischen den Fenstern zu wechseln.
• TRIM, um führende Leerzeichen, zusätzliche Leerzeichen und nachlaufende Leerzeichen zu entfernen.

Dies sind meine ersten Abkürzungen, die mir in den Sinn kommen. Sie machen wahrscheinlich etwa 80% meiner Arbeit mit Excel aus. Wenn Sie eine Datenmigration durchführen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ein Excel-Guru sind. Wenn Sie das nicht sind, nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um auf Excel zu trainieren. Es wird sich lohnen!

5° Richten Sie Ihre Umgebung korrekt ein, einschließlich Ihrer Hardware-Umgebung.

Die Datenmigration erfordert volle Konzentration. Sie können es sich nicht leisten, alle zehn Minuten unterbrochen zu werden. Arbeiten Sie von zu Hause aus, wenn Sie müssen, oder stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen verstehen, dass Sie sich intensiv konzentrieren müssen. Sabotieren Sie sich nicht selbst: Beenden Sie Ihre E-Mail und stecken Sie Ihr Telefon in Ihre Tasche.

Für die Hardware empfehle ich dringend die Verwendung von mindestens zwei Bildschirmen. Irgendwann wird die Tastenkombination ALT + Tab nicht mehr ausreichen. Sie müssen mehrere Dokumente vergleichen oder sich Ihre Migrationsinstanz ansehen, während Sie die Quelldatei betrachten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bildschirm groß genug ist (>27″), damit Sie “Fenster teilen” (“Split Windows“) können (WINDOWS + Pfeil nach links oder rechts), damit mehrere Dokumente in denselben Fenstern angezeigt werden können.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Computer stark genug ist, um die Datenmigration zu bewältigen. Es gibt nichts Ärgerlicheres, als eine Stunde Arbeit zu verlieren, weil Ihr Laptop während der Datenmigration abgestürzt ist. Natürlich verlieren Sie viel Zeit und Konzentration, wenn Ihre Excel-Datei alle zehn Minuten einfriert. Mein Laptop war nicht leistungsfähig genug, um meine letzte Datenmigration zu bewältigen, so dass ich eine virtuelle Maschine auf Azure erstellen musste. Das hat perfekt funktioniert, und wenn Ihr IT-Budget es zulässt (es kostet etwa 100€ im Monat, wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre VM am Ende des Tages abgeschaltet wird), empfehle ich Ihnen dringend, dies zu tun.

Hier finden Sie weitere Informationen über Azure VM.

6° Schaffen Sie einen direkten Kommunikationskanal mit Ihrem Kunden.

Es wird tausende von Austauschen hin und her mit Ihrem Kunden geben. Das kann nicht anders sein: Sie haben die Geschäftsexpertise und Sie haben die IT-Expertise. Sie haben die frühere Software seit Jahren im Einsatz und kennen alle Tricks.

• Sie wissen, welches Telefon sie zwischen “Haupttelefon” und “Primärtelefon” wählen müssen.
• Sie wissen, ob es sich lohnt, dieses Beschreibungsfeld auf der Registerkarte “Gelegenheit” zu behalten oder nicht.
• Sie wissen, dass Sie die Zitatvorläufer nicht auf 2008 umstellen müssen, da sie veraltet sind
• usw.

Dies erfordert die Einrichtung einer Kommunikation mit Ihren Interessenvertretern. Sie müssen nichts Ausgefallenes tun. Ich habe mit meinen Kunden eine Mischung aus “Teams” und “SharePoint” verwendet und es hat perfekt funktioniert. Ich schlage vor, sich bei der Datenmigration nicht zu sehr auf E-Mails zu verlassen, denn Sie werden warten müssen. Die Verwendung gemeinsam genutzter Excel-Dateien ist eine gute Praxis. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder die neueste Version hat. Bei einer früheren Datenmigration hatte ich durch die Arbeit an bereits veralteten Excel-Dateien ein paar Stunden verloren.

7° Kommunizieren Sie häufig, insbesondere mit Ihrem Sponsor.

Die Datenmigration kann für das Image Ihres Beraters knifflig sein. Sie werden Wochen damit verbringen, daran zu arbeiten, und Ihr Kunde wird sie nicht sehen. Nur sehr wenige Menschen wissen, wie schwierig es sein kann und wie viele Stunden Sie an einer Excel-Datei arbeiten müssen, um sie für den Import vorzubereiten. Dies ist das Gegenteil der Arbeit an der Benutzeroberfläche, wo mit wenig Aufwand spektakuläre Änderungen erzielt werden können. Hier kann man 40 Stunden an einer Excel-Datei arbeiten und niemand wird sie vor dem Ende sehen.

Aus diesem Grund werden Sie oft mit Ihrem Sponsor kommunizieren und KPIs finden müssen. Hier ist das “Migrationstagebuch” wichtig. In meinen E-Mails gebe ich an, mit wie vielen Problemen ich konfrontiert war und wie viele ich bereits gelöst habe. Ich gebe an, welches davon direkt mit technischen Problemen oder Kundenwünschen zusammenhängt. Ich gebe an, welche Tabelle bereits importiert worden ist oder welche Präventivmassnahmen ich ergriffen habe, um einer bestimmten Bedrohung zu begegnen. Je nach Ihrer Beziehung zum Sponsor könnte es angebracht sein, jeden Tag eine E-Mail zu senden. Ihr Sponsor muss sie nicht im Detail lesen; er oder sie muss nur das Gefühl haben, dass Sie Fortschritte machen und dass Sie die Kontrolle über Ihre Lösung haben.

Das gilt auch für Probleme. Sie werden auftreten, und manchmal sind Sie direkt dafür verantwortlich. Datenmigration kann schwierig sein. Wenn Sie sie schnell lösen können, halten Sie sie unter dem Radar. Ihr Sponsor muss nicht jeden kleinen Fehler kennen, den Sie gemacht haben, und das könnte sein Vertrauen in Sie beeinträchtigen. Aber wenn Sie sehen, dass Sie das Problem nicht in angemessener Zeit beheben können, teilen Sie es ihm mit. Versuchen Sie nicht, es besser aussehen zu lassen, sondern kommunizieren Sie einfach die Fakten, geben Sie an, warum das passiert ist und was Sie bereits getan haben, um die Situation zu verbessern. Wenn Ihr Sponsor aus der IT-Abteilung kommt, fragen Sie nach seiner Sichtweise. Sie müssen im Problemlösungsmodus sein!

Zum Schluss senden Sie nach Ihren Anrufen das Protokoll der Sitzung. Dies hängt von dem Land und der Kultur ab, in dem Sie arbeiten, aber selbst in Frankreich ist dies wirklich hilfreich. Die Kunden werden die Entscheidung, die sie zuvor getroffen haben, in gutem Glauben vergessen. Sie werden wahrscheinlich auch Teile dessen, was Sie gesagt haben, vergessen. Für eine Datenmigration ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick darüber zu behalten, welche Entscheidungen Sie getroffen haben und welche Maßnahmen von allen getroffen werden müssen, selbst mit einer AGILE-Methodik.

8° Bewahren Sie eine Originalversion Ihrer Quelldateien auf und speichern Sie alles.

Ihr Kunde schickt Ihnen die Quelldateien für die Datenmigration. Das erste, was Sie tun müssen, ist, eine Kopie davon anzufertigen und diese Kopie niemals anzufassen. Das wird für die Tests und zur Überprüfung, ob Sie während des Prozesses keine Fehler gemacht haben, sehr nützlich sein.

Bewahren Sie von allem, was Sie tun, eine Kopie auf. Wenn Sie sie auf einer geschützten Cloud-Lösung speichern können, ist es sogar noch besser (Seien Sie vorsichtig mit der NDA-Vereinbarung, manchmal wollen Kunden nicht, dass Daten in der Cloud gespeichert werden. Speichern Sie sie in diesem Fall auf einem USB-Laufwerk).

Dies gilt auch für Excel-Sheets. Ich lösche sie selten, ich behalte nur den Überblick über alles.

Zum Beispiel musste ich eine Transaktion mit einem Kunden für ein Projekt verknüpfen. Ich habe ein Blatt für diese Transaktionen erstellt; ein weiteres mit der Verbindung zwischen dem Kunden und den Transaktionen und ein weiteres mit den VLOOKUPS. Diese drei Blätter behielt ich während des gesamten Projekts. Dies war nützlich, da mir mein Kunde einige Tage vor der Datenmigration mitteilte, dass Transaktionen, die mit einem bestimmten Segment des Kunden verbunden sind, letztendlich nicht importiert werden würden. Dies bedeutete, dass ich die Aktualisierung dank dieser noch vorhandenen Blätter schnell und ohne jegliche Anstrengung vornehmen konnte.

9° Importieren Sie keine Daten auf der Produktionsinstanz ohne einen Roll-Out.

Das mag selbstverständlich erscheinen, aber ich werde es trotzdem erklären.

Die Datenmigration wird nicht gleich beim ersten Versuch gelingen, zumindest nicht mit einer AGILEN-Methodik. Sie werden eine separate Umgebung benötigen, in der Sie Daten importieren und ohne Konsequenzen löschen können. Diese Umgebung muss eine Copy/Paste-Umgebung der Produktionsumgebung sein, damit Sie am „großen“ Tag keine Überraschungen erleben.

Einige Tage vor der Datenmigration müssen Sie eine “Fake-Datenmigration”, einen sogenannten Roll-out, durchführen, um zu sehen, ob alles nach Plan läuft. Dies ermöglicht den Endbenutzern, die Datenmigration zu testen und Feedback zu geben. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes kleine Detail, auf das Sie bei diesem Roll-Out gestoßen sind, und wie Sie es gelöst haben, im Auge behalten, denn es wird wahrscheinlich auch am „großen“ Tag geschehen.

10° Unterschätzen Sie die Testpläne nicht.

Die Testphase kann manchmal genauso viel Zeit in Anspruch nehmen wie die anfängliche Datenmigration.

Unterschätzen Sie die Testpläne nicht.

Je nach der Reife Ihres Kunden müssen Sie einige Dinge planen:

• Wenn Ihr Kunde nicht technisch vertraut ist, planen Sie eine Excel-Schulung für das Projektteam und stellen Sie sicher, dass es mit der neuen Software umgehen kann. Wenn er diese beiden Werkzeuge nicht beherrscht, kann er sie nicht richtig testen.
• Bereiten Sie Testszenarien vor und lassen Sie Ihren Endbenutzer neue erfinden. Dies ist eine sehr entmutigende Aufgabe, und die meisten Leute wissen nicht, wie man eine Datenmigration testet. Dies ist nicht ihre normale Aufgabe. Schreiben Sie ein paar Szenarien, um ihnen zu helfen, und führen Sie die ersten Tests mit ihnen durch, wenn sie Sie brauchen.
• Erklären Sie alle “offensichtlichen” Details. Geben Sie z.B. an, dass Daten, die auf der “Testinstanz” aktualisiert wurden, nicht auf der Produktionsinstanz aufbewahrt werden (die meisten Benutzer denken so).
• Geben Sie an, wie Sie Feedback geben können. Sie müssen ihnen beibringen, wie sie das Snipping-Tool verwenden; angeben, wo das Problem liegt; was sie sehen sollen; wie sie zu dieser speziellen Seite gelangen, usw. Wenn Sie dies nicht tun, verlieren Sie Zeit nach weiteren Informationen zu fragen, wenn ein Endbenutzer jedes Mal ein Problem findet.

Die Datenmigration kann für die Benutzer etwas abstrakt sein, und die meisten von ihnen werden erst dann wissen, dass es eine Verbesserung gibt, wenn sie ihre Daten in ihrer neuen Umgebung sehen. Dies ist völlig normal. Es ist, als würde man eine Wohnung kaufen und sich nur die Pläne ansehen: Sie werden eine Menge Dinge bemerken, wenn Sie Ihre Wohnung wirklich sehen werden, egal wie viele Stunden Sie an den Plänen gearbeitet haben.

Nehmen Sie das nicht persönlich. Es wird Dinge geben, die nicht funktionieren, oder Sie werden das Gefühl haben, dass Ihr Kunde seine Meinung mehrmals geändert hat. Das ist normal, das ist Teil der Datenmigration. Es wird für die Kunden und für Sie viel einfacher sein, zu sehen, was falsch läuft, wenn es live im Testmoment ist.

11° Vergewissern Sie sich, dass Sie gut ausgeruht sind.

Jeder kleine Fehler kann Sie viel Zeit kosten. Am Ende des Tages habe ich meine größten Fehler gemacht. Ein CTLR C & CTLR V in letzter Minute mit einem Filter, den Sie nicht gesehen haben, kann Sie ein paar Tage später viel Zeit kosten, wenn Sie feststellen, dass die Daten nicht übereinstimmen.

Einige von ihnen können sogar noch kostspieliger sein. Führen Sie die endgültige Datenmigration erst zum Produktionszeitpunkt am Morgen nach ein paar Tassen Kaffee durch.

Und wenn es sich um eine große Datenmigration handelt, sollten Sie auch nicht zu viele Überstunden machen, egal wie dringend die Fristen sind. Sie werden am Ende Zeit verschwenden, indem Sie dumme Fehler machen. Wenn Sie sehen, dass Sie die Frist nicht einhalten können, sagen Sie das dem Sponsor und erklären Sie, warum. Bitten Sie ihn, wenn nötig, ein Schiedsverfahren einzuleiten. Wenn er die Frist einhalten will, dann muss er den Umfang der Datenmigration reduzieren.

Müdigkeit kann auch sehr gefährlich für Ihre Beziehung zu anderen Interessengruppen sein. Sie werden Geduld mit Ihren Endbenutzern haben müssen, auch wenn einige von ihnen nicht mit der Technik vertraut sind. Sie müssen in der Kommunikation mit den Sponsoren ausgezeichnet sein und zeigen, dass Sie die Kontrolle haben. Das Erscheinungsbild ist bei der Datenmigration wichtig. Wenn Sie erschöpft zu einer Besprechung kommen und sehr gereizt sind, wird man annehmen, dass Sie nicht die Kontrolle haben. Es wird dann schwieriger für Sie sein, zu erklären, dass technische Schwierigkeiten die Datenmigration verzögern.

In diesem Punkt kann ich ein wenig extrem sein. Ich habe Tage, an denen ich nur 5 oder 6 Stunden arbeiten werde. Ich bin erschöpft, und ich weiß, dass ich Fehler machen werde. Auf der anderen Seite, wenn ich scharf bin, werde ich 12 Stunden arbeiten und eine enorme Menge an Arbeit leisten. Verbringen Sie etwas Zeit, um sich selbst kennen zu lernen!

Abschließend möchte ich sagen, dass Datenmigrationen schwierig sind, und Sie sollten sie nicht unterschätzen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht unnötigem Stress aussetzen, indem Sie früh anfangen
• Bereiten Sie sich auf Erfolg vor. Kreiren Sie Kommunikationskanäle, stellen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden und dass Ihre Hardware damit umgehen kann.
• Excel-Shortcuts lernen
• Irgendwann wird die Sache schief gehen. Bereiten Sie sich vor. Führen Sie ein Migrationstagebuch; erstellen Sie eine Testinstanz und speichern Sie alles an mehreren Orten.
• Die Testphase wird manchmal so viel Zeit in Anspruch nehmen wie die Datenmigration. Bereiten Sie sich vor und bringen Sie den Endnutzern bei, wie sie die Tests effektiv durchführen können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie während des gesamten Projekts gut ausgeruht sind und achten Sie auf Ihre Art der Kommunikation mit Ihren Interessenvertretern. Sie können nicht genau wissen, was in Ihrem Backend vor sich geht. Vertrauen und Ehrlichkeit werden alles sein, worauf sie sich in dieser Phase verlassen können.

Ich hoffe, dass diese Tipps und Tricks nützlich sein werden. Wenn Sie zusätzliche Anmerkungen haben, schreiben Sie sie bitte in die Kommentare, ich bin sehr neugierig auf Ihr Feedback. Wenn Sie zusätzliche Informationen oder Ratschläge benötigen, können Sie mich unter LinkedIn erreichen, wobei Sie darauf hinweisen, dass es um diesen Artikel geht.

Vielen Dank für Ihre Zeit!